LU
LDC

Mac-rådgivningen (inklusive MacPublic) är nedlagd fr o m årsskiftet 2012/2013. Informationen uppdateras inte längre.

 1999-01-21

 Personalenheten  

Hyresdatorer till anställda för privat bruk

Bakgrund
Från och med 1998 (taxeringsår 1999) utvidgades skattefriheten vid inkomstbeskattning av datorer som arbetsgivaren tillhandahåller för privat bruk. Syftet, enligt prop 96/97:173, SkU 97/98:14, är att höja den allmänna datormognaden. Förmånen är skattefri om den riktar sig väsentligen till hela den stadigvarande personalen.

Arbetsgivaren köper datorer som sedan hyrs ut. Hyreskostnaden belastar arbetstagaren genom ett bruttolöneavdrag. En nedsättning av bruttolönen innebär att det är den lägre inkomsten som ska beskattas och utgöra underlag för pensionsgrundande inkomst, sjukersättning m m.

Ansvar för genomförandet
Ansvaret för genomförandet av universitetets beslut om att erbjuda hyresdatorer till de anställda bör åvila personalenheten i samarbete med AU-enheten, byggnadsenheten, ekonomienheten och LDC. Erbjudande om hyresdatorer bör fortsättningsvis lämnas vid två tillfällen per år förutsatt att skattereglerna inte ändras..

Preliminär tidsplan för våren 1999
 Beslut  21/1
 Upphandling  1/2-19/2
 Erbjudande  1/3-19/3
 Beställning  22/3-26/3
 Leverans  fr om 15/4

Administration
LDC uppdrages mot ersättning att ansvara för registrering av anläggningstillgångarna och administration av uthyrningen. De administrativa kostnaderna som uppstår under genomförandet finansieras med de frigjorda lönebikostnader som uppstår för universitetet. Beslut om fördelning av intern ersättning för administrativa kostnader inom universitetet fattas av förvaltningschefen efter förslag av AU-chefen.

Finansiering
Enligt kapitalförsörjningsförordningen (1996:1188) skall "anläggningstillgångar som används i verksamheten finansieras med lån i Riksgäldskontoret.

Datorer som köps in för uthyrning till anställda för privat bruk skall normalt tas upp som tillgång i myndighetens balansräkning. Det sagda innebär att ett kostnadsställe måste finnas som tar upp anläggningarna och hanterar avskrivningarna och kapitalkostnaderna, vilka finansieras genom löneavdraget. Detta bör vara ett för universitetet centralt kostnadsställe.

Genomgående tillämpas tre års avskrivning av denna typ av utrustning, vilket då i bokföringsmässig mening utgör den ekonomiska livslängden. Däremot kan den tekniska livslängden vara något längre.

Den anställdes bruttolön med lönekostnadspålägg debiteras oförändrat respektive institutions kostnadsställe. Därmed kvarstår också oförändrade lönesummor som underlag för fördelning av gemensamma kostnader.

Innan lönen utbetalas till den anställde sker ett avdrag på bruttolönen med hyreskostnaden i likhet med ett intresseavdrag, varvid en nettolön uppstår som utgör skatteunderlaget. Det avdragna hyresbeloppet förs till det gemensamma kontot för att täcka avskrivningarna. Lönebikostnaderna som beräknats på bruttolönen och som alltid samlas på ett särskilt konto, debiteras den andel som hänför sig till det avdragna löne/hyresbeloppet och krediteras det gemensamma kontot. Det senare medelsutrymmet används bl a för att täcka administrativa kostnader i projektet och "försäkringskostnader" samt andra följdkostnader som kan uppstå.

Kostnader
Kalkylprinciper och motiv för kostnadssättning bör redovisas. Ett exempel på kostnadsberäkningar redovisas i bifogade kalkylark.

Momsen
Enligt RSV är ingående moms inte avdragsgill vid inköp av datorer för anställdas privatbruk.

Val av datorleverantörer
Förslagsvis bör både mac- och pc-paket erbjudas. Det är viktigt att leverantören kan leverera datorerna direkt till de anställda och åta sig stöd och support så att universitetets arbete med hyresdatorerna minimeras.

En ny upphandling av datorutrustning skulle kräva ett omfattande arbete och ta lång tid. Därför bör för universitetet gällande statliga ramavtal för pc användas och kompletteras med en begäran om särskild offert från samtliga utvalda leverantörer. För mac pågår för närvarande upphandling av ramavtal med beräknat beslut under februari 1999.

Vilka omfattas av hyresavtalet
Som framgår av inledningen är ett villkor för tillämpningen av den nya skattelagstiftningen att förmånen väsentligen riktar sig till hela den stadigvarande personalen på arbetsplatsen. Eftersom stora grupper vid universitetet har tidsbegränsade anställningar skulle en huvudregel kunna vara att de som har eller förväntas ha (t ex utifrån författning) minst 36 sammanhängande månader kvar av sin anställning vid universitetet omfattas av erbjudandet. De som är långtidstjänstlediga omfattas inte av erbjudandet.

Avtal med den anställde
Exempelvis kan följande rutiner användas. För att den anställde ska kunna utnyttja erbjudandet om en hyresdator krävs att en bindande anmälningsblankett insänds till LDC. I anmälningsblanketten förbinder den anställde sig att följa de allmänna villkoren för hyra av dator. En särskild förteckning i nummerordning innehållande namn och personnummer upprättas under gemensamt diarienummer. Förteckningen granskas av personalenheten som anger om den anställde uppfyller kraven. Den bindande anmälningsblanketten hanteras som underlag för beställning hos leverantören. Utrustningen levereras till den av den anställde uppgivna leveransadressen och leverantören erhåller ett mottagningsbevis av den anställde, vilket skall medskickas som underlag till fakturan. Datorn registreras i anläggningsregistret och fakturan betalas på förfallodagen. Löneavdraget genereras av personalenheten månaden efter att datorn levererats till den anställde.

Det är viktigt att den anställde informeras om de effekter som bruttolöneavdraget får. Det är också viktigt att det framgår vad som händer om arbetstagaren slutar sin anställning, begär tjänstledigt, blir långtidssjuk etc.

Bruttolöneavdragets påverkan på andra förmåner
Ett bruttolöneavdrag ska i princip få samma effekt som en lönesänkning. Arbetstagaren kommer alltså att förlora sina löneanknutna förmåner i proportion till hur mycket lönen sänks. Således är det den lägre lönen (efter avdrag) som blir pensionsgrundande för ATP. Det är också den lägre lönen som ska rapporteras till försäkringskassan som sjukpenninggrundande inkomst, vilket i sin tur betyder lägre sjukpenning vid eventuell sjukdom.

Lönesystemen kommer att göra bruttolöneavdraget som ett s.k. negativt fast tillägg. Det betyder att ett fast avdrag kommer att göras vid beräkning av förmåner i alla sådana situationer där ett fast tillägg enligt avtal räknas med vid beräkning av en förmån. Exempel: Sjuklön och föräldrapenningtillägg beräknas på den lägre lönen (efter avdrag). Likaså beräknas inbetalning av den kompletterande ålderspensionen (Kåpan) på den lägre lönen. Däremot påverkas inte den "vanliga" tjänstepensionen enligt PA-91.

Datorpaketen
Förslagsvis erbjuds följande datorpaket:

Pc-paket, avancerat
Pc-paket, standard
Pc-paket, bärbart
Mac-paket, avancerat
Mac-paket, standard
Mac-paket, bärbart

Samtliga paket innehåller modem, men ingen skrivare (ev som tilläggsval). Färdiginstallerade programvaror beroende på valt paket medföljer inkl antivirusprogram.

Förbrukningsvaror
De anställda ska själva bekosta förbrukningsmateriel eftersom datorn ska användas för privat bruk.

Hyrestid
Hyrestiden är 36 månader från leveransdatum. Under vissa villkor ( se allmänna villkor för hyra av dator) får avtalet sägas upp. Efter hyresperiodens slut erbjuds den anställde att köpa datorn till marknadsmässigt pris.

Support och garanti
I paketprisen bör ingå tre års service och support, som ombesörjs av respektive datorleverantör. Likaså bör hyresdatorerna omfattas av tre års leverantörsgaranti.

 

Staffan Svensson
Personalchef

Per-Evert Persson
Byrådirektör